Komunikasi organisasi merupakan bidang kajian yang penting untuk diketahui, karena pengetahuan mengenai prinsip-prinsip dasar dan keahlian komunikasi akan memudahkan setiap orang yang ada dalam suatu organisasi dapat melaksanakan tujuan yang sudah ditetapkan dengan lebih efektif dan efisien.
Komunikasi organisasi secara sederhana dapat diartikan, sebagai komunikasi yang terjadi dalam konteks organisasi. Secara terperinci,organisasi didefinisikan sebagai proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam suatu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang saling berubah-ubah (Goldhaber, 1986).
Dalam komunikasi organisasi terdapat beberapa klasifikasi komunikasi diantaranya adalah sebagai berikut :
Komunikasi dilihat dari segi sifatnya
1.Komunikasi Lisan yaitu menyampaikan informasi dan tanggapan secara langsung dengan berbicara
2.Komunikasi Tertulis yaitu menyampaikan informasi dan tanggapan secara tertulis dengan menuliskan sebuah surat baik kepada penerima maupun pengirim pesan
Komunikasi dilihat dari segi arahnya
1.Komunikasi ke atas yaitu komunikasi yang dilakukan dari bawahan ke atasan dalam sebuah organisasi
2.Komunikasi ke bawah yaitu komunikasi yang dilakukan dari atasan ke bawahan dalam sebuah organisasi
3.Komunikasi setingkat yaitu komunikasi yang dilalakukan setara atau sesama anggota organisasi
4.Komunikasi searah yaitu komunikasi yang hanya dilakukan satu arah saja tanpa danya feed bak atau timbal balik, biasanya komunikasi ini bersifat perintah
5.Komunikasi dua arah yaitu komunikasi yang dilakukan 2 arah dan mengakibatkan adanya feed back atau tumbal balik
Komunikasi menurut keresmiannya
1.Komunikasi Formal yaitu komunikasi yang dilakukan secara resmi, contohnya adalah pada saat rapat
2.Komunikasi Informal yaitu komunikasi yang dilakukan antar teman dan besifat biasa saja
Berikut ini hambatan-hambatan komunikasi dalam organisasi :
1.Gangguan
Ada dua jenis gangguan terhadap jalannya komunikasi yang menurut sifatnya dapat diklasifikasikan sebagai gangguan mekanik dan gangguan sematik.
a.Gangguan Mekanik adalah gangguan yang disebabkan saluran komunikasi atau kegaduhan yang bersifat fisik. Misalnya bunyi kendaraan yang lewat ketika pemimpin sedang berbicara dalam suatu pertemuan.
b.Gangguan Sematik adalah bersangkutan dengan pesan komunikasi yang pengertiannya menjadi rusak. Gangguan sematik tersaring ke dalam pesan melalui penggunaan bahasa. Lebih banyak kekacauan mengenai pengertian suatu istilah atau konsep yang disampaikan komunikator yang diartikan lain oleh komunikan sehingga menimbulkan salah pengertian.
2.Kepentingan
Interest atau kepentingan akan membuat seseorang selektif dalam menanggapi atau menghayati suatu pesan. Orang hanya akan memperhatikan prasangka yang ada hubungannya dengan kepentingannya, karena kepentingan bukan hanya mempengaruhi perhatian, tetapi juga menentukan daya tanggap, perasaan, pikiran dan tingkah laku kita akan merupakan sikap reaktif terhadap segala perangsang yang tidak bersesuaian atau bertentangan dengan suatu kepentingan.
3.Motivasi Terpendam
Motivasi akan mendorong seseorang untuk berbuat sesuatu yang sesuai benar dengan keinginan, kebutuhan dan kekurangannya. Semakin sesuai komunikasi dengan motivasi seseorang, maka semakin besar kemungkinan komunikasi itu dapat diterima dengan baik oleh pihak yang bersangkutan, begitu juga sebaliknya.
4.Prasangka
Prasangka atau prejudice merupakan salah satu hambatan bagi suatu kegiatan komunikasi. Orang yang mempunyai prasangka bersikap curiga dan menentang komunikator yang hendak melancarkan komunikasi sehingga sulit bagi komunikator untuk mempengaruhi komunikan. Prasangka mengakibatkan komunikan menjadi berfikir tidak rasional dan berpandangan negatif terhadap komunikasi yang sedang terjadi. (Effendy).
Kelancaran komunikasi mempengaruhi efisiensi kerja. Cara yang efektif agar proses komunikasi atasan bawahan dapat berjalan dengan lancar, maka dengan mempergunakan sistem dialogis. Komunikasi dialogis yaitu komunikasi dua arah yang bersifat timbal balik “penyampai pesan adalah juga penerima pesan”. Komunikasi dialogis berfungsi untuk menghindari kecendrungan pemimpin untuk menafsirkan sendiri setiap pesan atau instruksi yang ia berikan.
“… dalam dunia kerja kita mengenal komunikasi atasan-bawahan, maksudnya komunikasi yang terjadi antara pihak atasan dan bawahannya yang dapat berbentuk penyampaian informasi, pesan, ataupun instruksi.” (Anoraga).
Komunikasi dialogis memiliki banyak manfaat bagi bawahannya sendiri. Terbukanya kesempatan bawahan dalam mengemukakan ide-ide, kritikan dan saran yang akan memberikan kepuasan tersendiri sehingga karyawan tersebut termotivasi dalam bekerja. Kesempatan bawahan untuk mengemukakan pendapat tentunya akan menjadi masukan dan memperkaya pemikiran baru bagi pimpinan.
Menurut Pandji Anoraga, terdapat hambatan-hambatan yang dialami atasan maupun bawahan dalam proses komunikasi dialogis.
Hambatan-hambatan pada pihak atasan:
a.Kurangnya kesediaan mendengarkan.
Sikap dan tingkah laku atasan dalam mendengarkan memainkan peranan penting bagi komunikasi dialogis yang efektif.
b.Segan terlibat urusan pribadi.
Para atasan umumnya segan terlibata dengan persolan bawahan yang bersifat pribadi. Di lain pihak, bawahan sering sulit memisahkan antara persoalan pribadi dengan persolan pekerjaan sehingga mereka sukar membicarakan hal tersebut.
c.Prasangka.
Komunikasi dilaogis membuat bawahan berkesempatan menyalurkan apa yang ia pendam di hati, serta dapat melepaskan ganjalan emosional dan ketidakpuasan. Atasan berprasangka dengan adanya komunikasi dialogis akan memperkuat kebiasaan mengeluh dan mengkritik dari para bawahan. Semestinya dengan keluhan dan kritikan tersebut atasan mudah menyadari dan mengetahui kegagalan dan kekeliruan yang terjadi.
d.Sikap bertahan.
Kita semua cenderung mempertahankan diri dengan komunikasi dialogis, kemungkinan kekeliruan atasan akan diketahui bawahan menjadi lebih besar. Padahal itu tidak mengurangi kredibilitas atasan dimata bawahannya. Bahkan bila atasan bersikap terbuka dan sportif, maka penghargaan bawahannya akan semakin bertambah.
e.Kurang waktu
Mendengarkan itu memakan waktu. Banyak atasan yang tenggelam dengan kesibukan kerjanya. Hal demikian membuat pemimpin sukar sekali menyediakan waktu untuk diskusi. Kesulitan ini lebih terasa bagi atasan yang berjalan sendiri, memecahkan sendiri persoalan-persoalan di unit kerjanya, dan tidak kenal sistem diskusi dengan bawahan.
Hambatan-hambatan pada pihak bawahan:
a.Keterbatasan pengetahuan.
Hambatan pengetahuan sering mempersulit komunikasi dari bawahan ke atasan. Bagi atasan, menyampaikan gagasan dan pesan buat bawahannya tidak sukar karena ia tentu memahami wawasan dan cara berfikir serta persoalan-persoalan pada level bawahan yang lebih banyak menghadapi kesulitan untuk berkomunikasi dengan atasannya, yang tidak ia ketahui bagaimana lingkungan lingkup kerja, cara berfikir dan persoalan-persoalnnya.
b.Prasangka emosional.
Kebanyakan bawahan punya sikap emosional dan prasangka. Perasaan-perasan mereka sering bercampur aduk dengan pengamatannya terhadap persoalan-persoalan. Sering kali dalam mengemukakan pendapatnya, jauh-jauh hari mereka sudah siap bahwa pendapat tersebut pasti ditolak. Akibatnaya mereka sering ragu-ragu berbicara. Kalau pendapatnya ditolak, prasangka makin tebal. Tetapi jika pendapatnya diterima mereka pun terkejut.
c.Perbedaan wewenang
Komunikasi dari atasan ke bawahan lebih mudah dibandingkan sebaliknya. Para atasan lebih bebas untuk memanggil dan berbicara dengan bawahannya kapan saja ia mau. Bawahan umumnya tidak punya keberanian psikologis sebesar itu. (Anoraga).
Untuk mengatasi hambatan-hambatan pada proses komunikasi dialogis antara pemimpin dan karyawan, maka sorang pemimpin harus dapat menerapkan gaya kepemimpinan yang tepat sesuai kondisi perusahaan.
